Recensione a cura di Silvia Donatello per managementtalks.it

UN LIBRO PER GESTIRE BENE IL NOSTRO TEMPO!

Gestire bene il nostro tempo ci salverà! Il tempo è la risorsa più equa che esista sulla faccia della terra, ci avevate mai pensato?

Tutti, a prescindere da genere, razza, stato sociale, collocazione geografia, abbiamo a disposizione la stessa quantità della risorsa tempo: 24 ore.

Ma allora perché passiamo le giornate a lamentarci che “Il problema è il tempo.”? Occorre un cambio radicale di approccio, metodologico e mentale per gestire bene il nostro tempo. È proprio quello che si propone di fare questo libro/”manuale”, aiuto concreto a non sentirsi overwhelmed. 

Di fatto l’obiettivo del libro e la promessa, non disillusa, degli autori è di trasformare l’assunto del famoso acronimo ASAP (As Soon As Possible) in ASAP (As Sustainable As Possible).

Ma cosa si intende per gestione sostenibile del tempo? Vuol dire usare metodo e prima di tutto assegnare le giuste priorità alle attività da svolgere, preferibilmente su base settimanale. Vuol dire principalmente saper dire di no quando necessario e soprattutto argomentare il nostro rifiuto quando “i ladri del tempo” cercano di sottrarcelo.

In questo modo si riusciranno a perseguire gli obiettivi, a fare bene e cosa fondamentale a stare bene professionalmente e personalmente.

Questo è il libro giusto per passare dal dire al fare! Grazie alla struttura del testo molto pratica e completa di esercizi per allenarsi a gestire bene la propria agenda. Un insegnamento diretto alla previsione, pianificazione, prioritizzazione e programmazione. Tutto il manuale è ben organizzato e orientato a una gestione più efficace e sostenibile del nostro tempo che oggi è stimolata dall’accesso alle tecnologie per i collegamenti da remoto, la connessione permanente e la risposta in tempo reale. Questo rende sempre più difficile mantenere le priorità che realmente sono da portare avanti.

Le conseguenze di questo fenomeno: “l’urgenza che diventa priorità” come dice appunto il titolo del libro, non sono solo operative e gestionali, ma anche e soprattutto sociali e psicologiche. Per questo motivo gli autori forniscono, in un capitolo dedicato, la chiave di lettura nei diversi ambiti sopra citati compreso quello biologico.

Il libro

Si comincia con l’introduzione dove gli autori anticipano le condizioni esterne e i motivi per i quali è necessario e vitale parlare di time management. I contesti in cui operano le aziende sono diventati mutevoli e velocemente adattivi. Viviamo in un’epoca del tutto e subito, sembra ci si sia dimenticati dei piani a medio-lungo termine. Ecco perché l’obiettivo del libro è quello di fornire strumenti e metodi per ” barcamenarsi nel casino che si deve gestire” sia in ambito professionale che personale e familiare. Oggi infatti la capacità di gestire in modo efficiente ed efficace il tempo è cruciale per lavorare e vivere.

Il libro si apre con la proposta di un questionario che il lettore viene invitato a completare per misurare alcune delle più comuni percezioni, abitudini e nozioni sulla gestione del tempo. Gli autori anticipano che l’obiettivo sarà far verificare al lettore come saranno cambiate le sue risposte al questionario alla fine della lettura del libro: il questionario infatti verrà riproposto in chiusura a fine testo. La promessa è quella di trasmettere insegnamenti pratici per migliorare la percezione e la gestione del tempo personale e lavorativo.

Da “as soon as possible” a “as sustainable as possible”

Nel primo capitolo viene percorsa la percezione del tempo, e la relazione avuta con quest’ultimo, nel corso della storia dell’umanità. Una serie di luoghi comuni e miti che si sono susseguiti secondo gli usi e i costumi evolutivi, a partire dai modi di dire che restano tutt’ora in voga: “non ho tempo”, “dovevo farlo per ieri”, “è tutto urgente”, sono frasi dette o sentite ormai quasi all’ordine del giorno. Il tempo però è l’unica risorsa davvero equa sulla terra, tutti abbiamo a disposizione la stessa quantità di tempo: 24 ore. Il problema è gestirlo bene e gestire i distrurbi e le condizioni al contorno, i progetti, i colleghi e le richieste dell’ultimo minuto.

I fattori che influenzano la gestione del tempo

Occorre fare leva su quella che è la nostra capacità di carico, la possibilità di autoregolarci, la resilienza e la resistenza. Operando su questo potremo governare quelli che sono i fattori organizzativi nella gestione del tempo. Nel testo vengono ampiamente approfondite quelle che sono le implicazioni relazionali nella gestione del tempo e i fattori psicologici che hanno un impatto fortemente misurabile.

L’organizzazione del tempo nell’epoca del lavoro ibrido

Qual’è il modo migliore per gestire l’agenda ibrida in un mondo lavorativo dove il confine tra vita professionale e personale è ormai quasi impercettibile? Gli autori rispondono con una serie di tecniche e pratiche di previsione e priorizzazione delle attività quotidiane per preparare il terreno ad una programmazione efficace del tempo. In un momento dove tutto serviva per… ieri è fondamentale saper usare correttamente l’agenda elettronica e tenere a bada quelli che gli autori definiscono come “ladri di tempo” che concorrono ad ostacolare l’efficacia, la performance e la soddisfazione nel nostro lavoro.

Altra importante evidenza che gli autori tengono a sottolinere è l’utilizzo della delega come strumento di efficientamento dell’uso del tempo. Un buon professionista sa delegare e lo fa nel modo giusto prevedendo dei momenti di verifica e confronto concordati con il delegato piuttosto che un controllo continuato e ravvicinato che fomenta stress e insicurezze.

La componente relazionale nella gestione del tempo

Nel quarto capitolo viene discusso
il paradigma (o paradosso) dell’urgenza e l’aspettativa della risposta istantanea in un mondo VUCA dove tutto cambia repentinamente e non c’è più spazio per la programmazione e la traslazione temporale delle risposte. Vengono proposti una serie di esercizi pratici per autoregolarsi, sorpassare il contagio emotivo negativo e le dinamiche tossiche del gruppo di lavoro. Il tutto passando per un’analisi approfondita delle 3 sfere del controllo personale (secondo Stephen Covey) per tornare a prendersi cura dei rapporti umani nel contesto lavorativo (e non).

Cosa c’entra la psicologia nella gestione del tempo

È nel quinto capitolo che si tratta la teoria delle spinte e dei permessi, una teoria incredibilmente interessante che in psicologia spiega alcune delle principali attitudini che da adulti ci legano alla nostra esperienza dell’infanzia e di come questi comportamenti ci influenzano nel gestire il tempo in maniera controproducente e deleteria. Alcuni esempi? Eccessivo perfezionismo, non saper dire mai di no, mostrarsi sempre forti, essere convinti che tutto vada conquistato con estremo sacrificio).

Emblematica la riflessione sulla “malinconia della domenica pomeriggio” indicatore comune di un malcontento interiore che deve essere obbligatoriamente superato per riscoprire e ricordarsi il valore della propria vita. Per farlo è necessario accogliere nuovo concetto di equilibrio, quello che gli autori chiamano “work life integration”.

Strumenti digitali e gestione del tempo

Un passaggio utilissimo il lettore lo può trovare nel capitolo in questione che esplora come gestire le e-mail, le chat, call e videocall. Anche attraverso l’utilizzo di strumenti elettronici di time management. Il nostro cervello infatti oggi è iperstimolato da un’infinità di input e richieste e mantenere un’adeguata soglia di attenzione risulta sempre più difficile, il rischio è trascurare le vere urgenze e soccombere alla miriade di informazioni. Gli autori mettono in atto una serie di best practices e comportamenti da adottare per fare bene e stare bene superando il rischio di essere sopraffati e inefficienti. Davvero molto interessante poi la riflessione sul supporto più o meno impattante che l’intelligenza artificiale può dare e darà sulla gestione del nostro tempo e di quello futuro nelle nostre organizzazioni in uno scenario tutt’altro che prevedibile.

La misura dell’apprendimento
Il libro si chiude con la riproposta del questionario di inizio lettura e la discussione, senza dubbio molto stimolante e affascinante, delle risposte corrette. Il lettore sarà piacevolmente sorpreso di scoprire come, dopo la lettura del testo, molte delle risposte date in precedenza fossero frutto di una errata percezione delle dinamiche interpersonali, di gruppo e organizzative che spesso subiamo o ignoriamo e ci portano ad una cattiva gestione del nostro tempo e di quello altrui.

Sugli autori

Silvio Trombetta, Managing Partner e CFO di MIDA SB SPA, si occupa di potenziamento delle persone che lavorano nelle organizzazioni, è coach certificato e change designer. Si occupa da vent’anni di migliorare l’efficacia delle persone nella gestione del tempo. Ha scritto per FrancoAngeli Come gestire l’ansia sociale nei rapporti di lavoro, 2007, Valutazione delle prestazioni e sistema premiante, 2010 (insieme a Cristiana Trombetta) e Aumentare le vendite con la self efficacy, 2014 (insieme a Pierpaolo Peretti Griva), Comportamenti efficaci nelle relazioni interpersonali, 2022.

Eleonora Mauri, è Senior Consultant MIDA e Corporate Coach certificato ICF ed EMCC. Dal 2013 si occupa di formazione comportamentale e di sviluppo manageriale, consulenza in ambito HR e gestione di progetti di cambiamento organizzativo in contesti nazionali e internazionali. Ha svolto anche insegnamento universitario e ha vissuto l’eperienza come main speaker in programmi radio e TV dedicati al coaching e al miglioramento personale. Nel 2011 ha pubblicato l’ebook La gestione del tempo per la donna impegnata: un manuale pratico sul delicato tema del work life balance.

Rating Management Talks: 4,4 su 5

Recensione Management Talks a cura di: Silvia Donatello