Lavoro ibrido e da remoto: Cosa abbiamo imparato e cosa ci aspetta nei prossimi anni

di Michelle Caicedo

Lo so, lo so — il periodo COVID è successo secoli fa (cinque anni, per essere esatti), e siamo tutti pronti a voltare pagina. Ma questo articolo non parla di COVID. Si tratta di come questi ultimi cinque anni hanno ridefinito il nostro modo di lavorare e, soprattutto, di cosa ci riserva il futuro. Facciamo un’analisi su cosa è cambiato e dove stiamo andando.

Un Nuovo Scenario Lavorativo

È innegabile che tutto nel mondo del lavoro sia cambiato, e non solo un po’. Abbiamo assistito a cambiamenti enormi che hanno costretto le industrie di tutto il mondo ad adattarsi al lavoro remoto. Come project manager che è passato al lavoro completamente da remoto, posso dirti che il ruolo del PM si è evoluto notevolmente. Non si tratta più solo di gestire persone e compiti; ora si tratta di comunicazione, fiducia e flessibilità—ad un livello completamente nuovo.

La prima cosa che ho capito, quando mi sono spostata in un ambiente completamente virtuale, è che rimanere sempre disponibile era fondamentale. Strumenti come Microsoft Teams e Slack sono diventati essenziali per una comunicazione chiara e per garantire la mia presenza al team. Sia che fossi al computer o sul telefono, questi strumenti mi tenevano connessa. Gli strumenti collaborativi come Google Docs sono stati anche inestimabili, permettendo contributi in tempo reale da parte di team sparsi in tutto il mondo.

Costruire Fiducia da Remoto

Costruire fiducia in un ambiente remoto può essere complicato, ma la formula è abbastanza semplice: coerenza e trasparenza. Mi sono sempre assicurata di essere disponibile e chiara nella mia comunicazione, e questo ha aiutato a costruire un senso di affidabilità nel team.

E credimi, il micromanagement non è la strada giusta. Incoraggiare l’autonomia, invece, favorisce la responsabilità. Fin dall’inizio, ho delineato il mio stile di leadership e ho dato fiducia ai miei team affinché si assumessero la responsabilità del proprio lavoro. In questo modo, posso supervisionare senza essere invadente.

I Remote Teams nell’Era dell’AI

Non dimentichiamoci dell’AI. Sta giocando un ruolo enorme nel ridefinire la gestione dei progetti, aggiungendo un altro strato alla dinamica del lavoro remoto. Gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale hanno portato il tutto al livello successivo, aiutando a semplificare i flussi di lavoro, fornire approfondimenti e mantenere le connessioni tra i membri del team. Dalle sintesi automatiche delle riunioni all’automazione delle attività, questi strumenti ci aiutano a concentrarci sugli aspetti più strategici.

E sì, li uso sempre.

Differenze Culturali? Gestibili.

Negli ultimi cinque anni, ho avuto il privilegio di lavorare con team da Brasile, India, Stati Uniti, Italia e oltre. E sebbene ci siano differenze culturali—come gli stili di comunicazione o i livelli di entusiasmo—non hanno mai rappresentato grandi ostacoli. Ho scoperto che mantenere un approccio neutrale, concentrandomi sulla comunicazione chiara e sui fatti, ha creato un ambiente di lavoro coeso.

Lavorare attraverso diversi fusi orari? Qui entra in gioco la flessibilità. Mi sono adattata pianificando riunioni che funzionano per tutti e promuovendo la comunicazione asincrona, così che tutti i membri del team possano contribuire nei momenti più convenienti per loro.

Mantenere il Momentum sui Progetti (Sì, Anche da Remoto!)

È importante ricordare che il lavoro remoto non è stato inventato dalla pandemia—semplicemente non era così comune all’epoca. La pandemia ne ha accelerato l’adozione, e ora non solo il lavoro remoto è possibile, ma spesso è anche più produttivo.

Mi è stata fatta spesso questa domanda (soprattutto dai miei partner commerciali italiani): “Come mantieni le persone coinvolte e i progetti in movimento quando tutti lavorano da remoto?” La verità è che non è né più facile né più difficile, è solo diverso. Abbracciare il lavoro remoto ci ha spinto a pensare fuori dagli schemi, e questa è una cosa meravigliosa.

Strumenti come Jira sono stati determinanti per la visibilità dei progetti, soprattutto nei progetti tecnici. Offre funzionalità di reporting e monitoraggio molto complete, mentre piattaforme come Slack tengono il team connesso e concentrato.

Quando sorgono problemi (e succede!), le email non sono quasi mai il modo più efficiente per risolverli. Il mio segreto? Una rapida chiamata per affrontare il problema direttamente. È più veloce, più diretto e fa ripartire il lavoro.

Il Futuro del Lavoro Remoto e della Gestione dei Progetti: Le mie Previsioni

Ecco il mio punto di vista: l’AI continuerà a evolversi e farà due cose. Primo, permetterà ai project manager di gestire più progetti contemporaneamente. Secondo, sostituirà quei PM che non riescono a tenere il passo. Quindi, se non stai già integrando l’AI nei tuoi processi, è ora di cominciare.

La gestione dei progetti da remoto non è una tendenza temporanea—è qui per restare. La chiave per prosperare in questo nuovo contesto è concentrarsi sulla comunicazione, costruire fiducia, sfruttare gli strumenti AI e adattarsi ai team globali. Per le aziende, la flessibilità sarà la parola magica. Non tutti prosperano in un ambiente remoto (soprattutto chi ha bambini piccoli o distrazioni a casa), e i modelli ibridi offrono quell’equilibrio tanto necessario.

E c’è qualcosa su cui riflettere: le competenze trasversali sono le nuove competenze tecniche. Presto, i PM non dovranno più fare calcoli complessi o padroneggiare tecniche di monitoraggio complicate—l’AI se ne occuperà. Ciò che rimarrà essenziale saranno le competenze trasversali, che solo gli esseri umani possono offrire, almeno per il prossimo futuro.

Gestire team remoti richiede, più che mai, un leader con un alto livello di intelligenza emotiva. Quindi, investire nello sviluppo di queste competenze trasversali sarà la chiave del successo in questo contesto in evoluzione.

Michelle Caicedo

is a Project Management Professional (PMP), Scrum Master, Product Owner, Scrum Professional Facilitator and Lean Six Sigma Green Belt, with a robust foundation as an Management Engineer. With over 12 years of diverse experience, she has excelled in Business Development, Innovation, Information Technology, and Customer Success, and has in-depth knowledge of Software Development and User Experience Design. Michelle has dedicated more than 7 years to project management, specializing in leading multidisciplinary teams through complex, high-level, and long-term projects. Her expertise spans change management, risk management, and communication strategies, and she is known for her ability to drive strategic initiatives and foster effective collaboration in remote and multicultural settings. Fluent in Spanish (Native), English (Bilingual), Italian (Advanced), and Portuguese (Conversational), Michelle brings a global perspective and a relentless commitment to continuous improvement in every project she undertakes.

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