INTRO
La riflessione che vi propongo in questo articolo è sul concetto di standardizzazione, i vantaggi che ne derivano e i risvolti nella gestione del cambiamento e del miglioramento continuo.
La standardizzazione è ormai divenuta molto praticata e diffusa in vari campi applicativi, di uso quotidiano e comune, non solo nel mondo tecnico. Modelli standard sono applicati nella sanità, nelle organizzazioni che erogano servizi e nel mondo dei beni di consumo. Lì dove in generale si desidera avere un controllo della qualità erogata.
Tutti, nessuno escluso, nella nostra quotidianità abbiamo a che fare con uno standard, per fare un esempio concreto possiamo caricare il nostro telefono cellulare e quello di un nostro amico o un familiare con lo stesso carica batterie perché è “standard”, si adatta cioè ad entrambi i telefoni.
Cercando sul web il significato del verbo standardizzare troviamo definizioni come questa: “conformare a uno standard, a un tipo o modello considerato normale e generalmente valido”. Standardizzare vuol dire quindi rendere conforme ad un modello che è preso come “normale” e la parola “normale” ci porta ad associare concetti come quello di qualità, bontà, efficienza, utilità, che va bene a tutti.
La richiesta di definizione di standard internazionali è strettamente legata alla crescita del commercio internazionale che si è verificata nel XX e XXI secolo. Quando i prodotti sono fabbricati secondo standard diversi, c’è infatti il rischio che un prodotto che soddisfa gli standard in un paese non soddisfi gli standard di un altro. Questo aumenta i rischi nell’acquisto di merci provenienti da fornitori da tutto il mondo, e di ostacolare quindi gli scambi commerciali.
La standardizzazione è così importante che nel 1946 nasce la ISO (International Organization for Standardization), preceduta dall’Americana ANSI (American National Standards Institute) fondata nel 1918. Queste organizzazioni si occupano inizialmente prevalentemente di standard tecnici. Riuniscono esperti da tutto il mondo per condividere le conoscenze e sviluppare standard internazionali volontari, basati sul consenso e rilevanti per il mercato al fine di supportare l’innovazione.
STANDARDIZZAZIONE DI PRODOTTO
Cominciamo con il fare alcuni esempi di standardizzazione e dei vantaggi che ne possono derivare:
Standardizzazione di prodotto (o di una sua parte): Un prodotto può definirsi standard quando non dipende da specifiche fissate di volta in volta dal cliente. Il cliente acquista il prodotto così come è, piuttosto se deve inserirlo in un sistema più complesso, come può essere un automobile o un satellite, adatta il sistema per interoperare con il prodotto standard disponibile sul mercato a prezzi contenuti. Un esempio molto classico e facile da comprendere sono le batterie, una batteria per auto può essere montata su più tipi di automobili indipendentemente dal produttore e/o dal modello.
Un prodotto standard ha il vantaggio di poter essere prodotto in serie, in grandi quantità, con processi di produzione “standardizzati” e quindi ottimizzati, è quindi meno costoso.
Un caso particolare della standardizzazione del prodotto si ha quando oltre ad una versione base del prodotto si ha una variabilità con pacchetti di opzioni standard. E’ la tipica applicazione dell’industria automobilistica. Quando acquistiamo una macchina ci viene sempre offerta una versione base a cui associamo una serie di opzioni, spesso vendute in pacchetti. Questo garantisce una personalizzazione del prodotto con dei costi di produzione contenuti. Personalizzazioni che vanno al di là delle opzioni standard sono generalmente molto costose, nel caso dell’auto direi inaccessibili a meno che non si tratti della formula 1.
Nell’ambito produttivo è anche possibile avere prodotti customizzati (quindi prodotti su specifica richiesta del cliente) che però al loro interno hanno degli elementi standard (building block), spesso comuni ad altri prodotti e per i quali possono essere fatte delle ottimizzazioni produttive a vantaggio della competitività del prodotto finale.
DOCUMENTI STANDARD
Parliamo ancora di standardizzazione quando ci riferiamo alla documentazione. Immaginiamo che il nostro ufficio debba inviare delle lettere ai clienti per accompagnare un ordine di vendita, se ogni volta che occorra scrivere una lettera, ogni impiegato ne facesse una nuova versione, avremmo vari tipi di lettera e ogni volta gli impiegati impiegherebbero molto tempo a pensare cosa scrivere e come scriverlo. Dal nostro ufficio uscirebbero varie versioni di lettera (anche accompagnate da errori) in funzione dell’impiegato, più o meno diligente, che si è occupato di scriverla.
Se avessimo un modello di lettera standard, da compilare solo con i dati del cliente e dell’ordine di vendita, dal nostro ufficio uscirebbero lettere sempre uguali, e con un rischio più basso di contenere errori. Per fare esempi più complessi, molto utile sarà avere dei template per i documenti tecnici, oppure dei modelli, oppure ancora una simbologia standard per la cartografia, tutto ciò aiuterà la nostra organizzazione/ufficio a non sbagliare, essere più veloce e non dimenticare nulla, in parallelo chi si confronterà con noi apprenderà un linguaggio unico che non dipende dalla persona della nostra organizzazione/ufficio con cui parla ma che è proprio dell’organizzazione.
In una visione più allargata possiamo osservare che nel campo della progettazione tecnica in vari settori dell’ingegneria si utilizzano diversi standard (normati da terze parti come per esempio il CEI, etc…) che rendono il linguaggio tecnico comprensibile da tutti indipendentemente dall’organizzazione di appartenenza, per es il codice colore negli impianti elettrici.
STANDARDIZZAZIONE DEI PROCESSI
Un ultimo esempio, non ultimo in ordine di importanza, lo troviamo nell’ambito delle organizzazione aziendale ed è la standardizzazione dei processi.
Immaginate di voler fare una torta seguendo una ricetta di vostra nonna che ricordate appena. Se la prima volta che fate la torta vi sarete scritti ingredienti e procedimento (bill of material e processo produttivo), verificato il risultato potrete valutare se occorre aggiungere un po’ di zucchero o se l’avete cotta ad una temperatura troppo alta (la torta è bruciata fuori e cruda all’interno). Quando vi capiterà di rifare la torta potrete aggiustare la vostra ricetta (il vostro processo) per ottenere una torta qualitativamente migliore, più buona. Ottenuta la torta perfetta, il passo successivo sarà quello di migliorare la ricetta per essere più veloci, ottimizzare il processo produttivo. La nostra torta sarà sempre buona però ci sarà costata meno tempo. Nei processi industriali il meccanismo è identico.
Standardizzato il processo, saremo in grado di replicarlo mantenendo invariata la qualità del prodotto realizzato e saremo in grado di migliorare il processo, per migliorare il prodotto (per esempio ridurre i difetti) e semplificare e/o velocizzare il processo affinché il prodotto costi meno.
La standardizzazione dei processi, sia organizzativi che industriali è stata il presupposto per poter avere sistemi informativi condivisi, permettendo l’ottimizzazione dei flussi di lavoro e lo scambio rapido di informazioni tra entità fisicamente separate. Intuiamo quindi che quello che stiamo dicendo è alla base dei nuovi mindset organizzativi basati sull’automazione, sulla digitalizzazione e sul cloud.
Da questi esempi di standardizzazione, comprendiamo già i vantaggi che ne derivano:
- Si commettono meno errori, sia che io stia preparando un documento, che lavorando alla produzione di un oggetto, o erogando un servizio. Disporre di uno standard mi consente di non dimenticare nulla, seguire tutti i passi in modo corretto e avere meno errori.
- La standardizzazione consente una maggiore velocità. Un prodotto standard arriva prima sul mercato: tipicamente è disponibile negli scaffali di un negozio o ha tempi di consegna ragionevoli, per es le auto.
- Le caratteristiche del prodotto/servizio sono definite e chiare. La variabilità che pur sempre esiste è tenuta sotto controllo con la configurazione.
- Si può garantire l’interoperabilità dei prodotti, il caricabatterie USB compatibile con varie marche di telefoni cellulari.
La standardizzazione permette di controllare il processo standard (ma anche il documento standard o il prodotto standard). Un aumento della difettosità o un errore sono facilmente individuabili e facilmente riconducibili al punto del processo che ha generato l’errore e che quindi necessità di essere rivisto.
La standardizzazione è quindi il presupposto del miglioramento continuo. Solo se ho certezza della ricetta, potrò analizzare quali sono le fasi che possono essere migliorate.
I sistemi di gestione basati sullo standard ISO 9001 si fondano proprio sul miglioramento continuo. Non è sufficiente avere un sistema di gestione conforme e utilizzarlo, ma occorre controllare i processi per valutare eventuali deviazioni e per migliorarli per adattarli ai nuovi contesti.
MIGLIORAMENTO CONTINUO
La standardizzazione permette quindi di avviare un processo di crescita controllato
I principi del miglioramento continuo, come quello proposto da Deming (Ciclo PDCA: Plan Do Check, Act) o il più recente Kaizen fondano il loro presupposto che alla base ci sia un processo o prodotto standard, sul quale apportare progressivi cambiamenti migliorativi, che facciano evolvere verso una migliore qualità del risultato.
Il ciclo di Deming (Plan–Do–Check–Act, in italiano “Pianificare – Fare – Verificare – Agire”) è un metodo di gestione iterativo in quattro fasi utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti. È studiato per il miglioramento continuo della qualità a lungo termine. Serve per promuovere una cultura della qualità che è tesa al miglioramento continuo dei processi e all’utilizzo ottimale delle risorse. Kaizen invece significa cambiare in meglio a piccoli passi. La parola Kaizen è la composizione di due termini giapponesi, KAI (cambiamento, miglioramento) e ZEN (buono, migliore). L’implementazione di un modello di gestione Kaizen presuppone un’elevata ingegnerizzazione dei processi in fase di progettazione unitamente al massimo controllo sugli stessi sulla falsariga del Ciclo di Deming. La vision della strategia Kaizen è quella del rinnovamento a piccoli passi, da farsi giorno dopo giorno, e con continuità. La base del rinnovamento è quella di incoraggiare ogni persona ad apportare ogni giorno piccoli cambiamenti allo standard con cui lavorano il cui effetto complessivo diventa un processo di selezione e miglioramento dell’intera Organizzazione.
Concetti di standardizzazione e miglioramento continuo li troviamo ormai applicati in molti campi, non solo dell’ingegneria e della produzione manifatturiera da cui sicuramente hanno avuto la maggiore spinta. Troviamo utile applicarli anche in vari settori economici, come quello bancario ma anche presso enti e istituzione che erogano servizi ai cittadini come quello della sanità. In ultimo molti principi della psicoterapia e del coaching si ispirano proprio a questi principi di miglioramento continuo.
INNOVARE E CONSOLIDARE
Il dubbio che si pone e la sfida per il futuro è quanto il binomio standardizzazione e miglioramento vada nella direzione dell’innovazione. La sfida è ancora più alta: da una parte l’esigenza di consolidare (e quindi standardizzare) dall’altra quella di innovare in modo sempre più veloce e trasformativo. La domanda che ci poniamo è se in qualche modo la trasformazione che stiamo attraversando possa essere in qualche modo limitata dalla standardizzazione. E’ un difficile “equilibrio dinamico”, ma bisogna realizzarlo per avere la possibilità di essere “avanti” alla concorrenza e al mercato.
(LINK)OGRAFIA
www.organizzazioneaziendale.net
https://it.wikipedia.org/wiki/Kaizen
https://it.wikipedia.org/wiki/Ciclo_di_Deming
https://it.lead.bureauveritas.com/una-breve-storia-della-iso
Articolo di Venera Monaco
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