di Eleonora Mauri
Il lavoro ibrido è diventato una realtà consolidata per molti e molte. Ma, se da un lato offre flessibilità e un migliore equilibrio tra vita lavorativa e personale, dall’altro può trasformarsi in una trappola che compromette la produttività e, soprattutto, il benessere. Come affrontare le sfide di una modalità di lavoro che combina presenza fisica e lavoro da remoto? La risposta sta in una gestione consapevole dell’agenda. Vediamo come.
Un po’ di storia: dal telelavoro al lavoro ibrido
Per capire il presente, facciamo un breve salto indietro. Le prime forme di telelavoro risalgono al secolo scorso, quando i contatti tra colleghi si basavano principalmente sul telefono. Con l’evoluzione tecnologica, sono arrivate le videoconferenze, inizialmente instabili e utilizzate solo in caso di emergenza.
La svolta è arrivata con la pandemia, che ha obbligato molte aziende a implementare il lavoro da remoto in modo massivo. Questo periodo ha mostrato che la produttività poteva rimanere invariata, se non addirittura aumentare, anche senza il controllo diretto dei manager. Oggi il modello ibrido è una prassi comune, ma porta con sé nuove sfide.
La programmazione dell’agenda nel lavoro ibrido
La gestione dell’agenda è diventata un elemento cruciale per chi lavora in modo ibrido. Non si tratta più solo di segnare appuntamenti, ma di bilanciare tempi di spostamento, riunioni in presenza e call virtuali. Vediamo alcune strategie per affrontare questa complessità:
1. Blocca il tempo per te stesso/a
Non lasciare che la tua agenda sia completamente colonizzata da riunioni, call e altro. Usa i blocchi di tempo per attività produttive, indicandoli come “occupato” per evitare inviti indesiderati. Questo spazio serve per concentrarti su progetti importanti senza interruzioni.
2. Annota tutto, possibilmente su 1 unico strumento
Le piattaforme digitali permettono di segnare appuntamenti, prendere note, salvare file, tutto su un’unica interfaccia. Usiamo gli strumenti che abbiamo a disposizione al meglio, informandoci su tutte le loro potenzialità, per massimizzare la nostra produttività, alleggerire il carico mentale e non rischiare di perdere pezzi per strada, soprattutto nelle giornate più difficili! Una buona gestione del tempo passa anche da un approccio organizzato, metodico e costante.
3. Considera i tempi di spostamento
Se devi partecipare a una riunione in presenza e poi collegarti a una video-call, calcola i tempi di spostamento. Segnali in agenda per evitare sovrapposizioni. Ricorda: il tuo tempo è prezioso e va gestito con attenzione. Tra un meeting e l’altro è sempre bene avere almeno 15 minuti di tempo cuscinetto.
4. Attenzione al sovraccarico di riunioni
Nel lavoro ibrido, il rischio di passare l’intera giornata in riunioni è concreto e più che reale. A fine giornata, potresti ritrovarti con tutto il lavoro operativo ancora da fare, e una sensazione di frustrazione o addirittura ansia. Per evitarlo, limita il numero di riunioni giornaliere e valuta sempre la loro reale utilità prima di accettare un invito. Gli inviti non sono un obbligo!
Le opportunità del lavoro ibrido
Se gestito bene, il lavoro ibrido offre diversi vantaggi:
Maggiore flessibilità: Puoi organizzare le tue giornate in base alle esigenze personali e professionali.
Work-life balance: La possibilità di lavorare da remoto riduce gli spostamenti e ti consente di passare più tempo con la famiglia.
Produttività personalizzata: Puoi scegliere i momenti della giornata in cui sei più produttivo per svolgere le attività più impegnative.
I rischi da evitare
Il lavoro ibrido non è esente da insidie. Tra i principali rischi:
Confusione tra vita lavorativa e personale: Senza una netta separazione, il lavoro potrebbe invadere il tuo tempo libero.
Sovraccarico: Troppa flessibilità potrebbe portarti a lavorare più ore del dovuto.
Perdita di connessione: Riducendo i momenti di incontro fisico, potresti sentirti isolato/a dai/lle colleghi/e.
Strumenti e abitudini utili
Per gestire al meglio l’agenda e affrontare il lavoro ibrido, puoi affidarti a strumenti e strategie specifiche:
Piattaforme digitali: Utilizza software come Microsoft Outlook o Google Calendar per organizzare gli impegni e condividere la tua disponibilità.
Assistenti virtuali: Molti strumenti offrono funzioni che suggeriscono i momenti migliori per bloccare tempo produttivo o pianificare riunioni. Ci sono anche diverse app di AI che possono aiutare nella gestione del tempo.
Routine personalizzate: Definisci orari fissi per le attività più importanti, come la lettura delle email o il completamento di task strategici.
Conclusioni: equilibrio e consapevolezza
Il lavoro ibrido è una grande opportunità, ma richiede disciplina e capacità organizzative. Gestire l’agenda in modo strategico ti permette di sfruttare i vantaggi di questa modalità senza subirne i lati negativi. Ricorda: proteggere il tuo tempo è il primo passo per lavorare meglio e vivere con più serenità.
E tu, come gestisci la tua agenda nel lavoro ibrido? Raccontaci la tua esperienza nei commenti!
Bibliografia
Eleonora Mauri
è HR Advisor, Change Maker e Consulente in ambito People & Organization. La sua mission personale è di ispirare le organizzazioni nella direzione della trasformazione e della crescita. Con un’esperienza ventennale e certificazioni in ambito coaching (ICF), mentoring (EMCC), assessment (HOGAN) e formazione, aiuta individui e organizzazioni a navigare il cambiamento, sbloccare il potenziale e abbracciare l’inclusione. Consulente pragmatica ed empatica, Eleonora è specializzata in strategia HR, gestione dei talenti, sviluppo della leadership e promozione del wellbeing. La sua attività spazia tra coaching, mentoring e formazione sulle soft skills, con un focus sulla costruzione di relazioni autentiche e sul successo sostenibile. È co-autrice di #ASAP – Come gestire il tempo quando l’urgenza diventa normalità (Franco Angeli, 2024) e sostenitrice appassionata della ridefinizione del futuro delle organizzazioni. Ha condotto per due anni il programma TV “Punto 13 Talk Coaching” ed è stata speaker radiofonica per un anno. Per sette anni ha svolto attività di docenza in Università.
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